KPI нима ва у қандай ҳисобланади

KPI (инглизча Key Performance Indicators) — асосий самарадорлик кўрсаткичлари. Бу ходим, бўлим ёки бутун ташкилот ўз мақсадига қанчалик яқинлашганини ўлчайдиган рақамлар.

Масалан, сотув менежери учун KPI ойлик сотув ҳажми бўлиши мумкин, бухгалтер учун ҳисоботларни муддатида топшириш, девонхона ходими учун эса ҳужжатларнинг ўз вақтида ижро этилиши.

KPI'нинг асосий фойдаси: баҳолаш шахсий таассуротга эмас, олдиндан келишилган натижага таянади. Ходим нимага интилишини билади, раҳбар эса ким қандай ишлаётганини тахмин қилмасдан кўради.

Кўрсаткичлар одатда тўрт гуруҳга бўлинади:

• Миқдор — қанча иш бажарилгани: сотувлар, кўриб чиқилган мурожаатлар, тайёрланган ҳужжатлар сони.
• Сифат — иш қанчалик яхши бажарилгани: хатолар, қайтарилган ҳужжатлар, мижоз шикоятлари.
• Муддат — иш ўз вақтида бажарилганми: муддатида ёпилган вазифалар улуши.
• Интизом — иш тартибига риоя: кечикишлар, сабабсиз келмаслик.

Фақат миқдорни ўлчаш хавфли: ходим тез, лекин сифатсиз ишлай бошлайди. Шунинг учун миқдор кўрсаткичи ёнига камида битта сифат ёки муддат кўрсаткичи қўйилади.

Кўрсаткичнинг бажарилиши

Энг кўп ишлатиладиган формула режа қанчалик бажарилганини фоизда кўрсатади:

Бажарилиш = факт ÷ режа × 100%

Масалан, режа 20 та шартнома, ходим 18 та тузган: 18 ÷ 20 × 100% = 90%.

Тескари кўрсаткичлар

Баъзи кўрсаткичларда камроқ бўлгани яхши: хатолар, шикоятлар, кечикишлар. Улар учун формула тескари бўлади:

Бажарилиш = режа ÷ факт × 100%

Масалан, ойига 4 тадан ортиқ хато бўлмаслиги керак, ходимда 5 та хато чиққан: 4 ÷ 5 × 100% = 80%. Факт нол бўлса, формула ишламайди, шунинг учун бундай ҳолат учун натижа олдиндан келишилади, масалан, 120%.

Умумий (вазнли) KPI

Ходимда одатда бир нечта кўрсаткич бўлади ва уларнинг аҳамияти ҳар хил. Ҳар бирига вазн берилади, вазнлар йиғиндиси 100% бўлади:

Умумий KPI = бажарилиш₁ × вазн₁ + бажарилиш₂ × вазн₂ + …

Натижа 102%: ходим режани бироз ошириб бажарган. Кўпинча мукофот шу натижага боғланади: масалан, 100% ва ундан юқори бўлса тўлиқ, 80–100% оралиғида қисман, 80% дан паст бўлса мукофот берилмайди.

Битта кўрсаткич бутун натижани кўтариб юбормаслиги учун бажарилишга юқори чегара қўйилади, масалан, 120%.

Иш турлари кўп ва режани олдиндан айтиш қийин бўлган жойларда, масалан, ҳужжатлар билан ишлайдиган бўлимларда, фоизли KPI ноқулай. Бундай ҳолатда ҳар бир иш турига балл белгиланади: оддий ҳужжат кам, мураккаб ҳисобот эса кўпроқ балл олади.

Ходимнинг ойлик натижаси — тўплаган баллари йиғиндиси. Бу усул бир хил лавозимдагиларни солиштиришни осонлаштиради ва рейтинг тузиш имконини беради. Azul KPI айнан шу усулда ишлайди: ҳужжат киритилиши билан балл қоидага кўра автоматик ҳисобланади.

Azul KPI тизими қандай ишлайди

• Аниқ: кўрсаткич нимани англатишини ҳамма бир хил тушунади.
• Ўлчанадиган: натижа рақамда ва тахминсиз ҳисобланади.
• Ходимга боғлиқ: ходим натижага ўз иши билан таъсир қила олади.
• Эришса бўладиган: режа орзуга эмас, ўтган даврлардаги ҳақиқий натижаларга таянади.
• Муддатли: ой, чорак ёки йил — давр олдиндан белгиланади.

Бир лавозим учун 3–5 та кўрсаткич етарли. Кўрсаткич кўпайиб кетса, ходим асосийсини йўқотиб қўяди.

• Жуда кўп кўрсаткич: 10–15 та кўрсаткич бўлса, ҳар бирининг вазни шунчалик кичик бўладики, ҳеч бири натижага сезиларли таъсир қилмайди.
• Ходим таъсир қила олмайдиган кўрсаткич: масалан, бутун компания фойдаси оддий ходим KPI'ига қўйилса, у рағбат бермайди.
• Фақат миқдор: сифат ўлчанмаса, иш сони ўсади, сифати эса тушади.
• Натижа кўринмайди: ходим ўз KPI'ини фақат ой охирида билса, уни яхшилашга вақт қолмайди.
• Қўлда ҳисоб: Excel жадвалларни йиғиш ва текшириш кўп вақт олади ва хатога йўл очади.
• Қоидалар давр ўртасида ўзгаради: кўрсаткич ва вазнлар давр бошида келишилади ва давр тугагунча ўзгартирилмайди.

Лавозимлар бўйича KPI мисоллари