Что такое KPI и как он рассчитывается

KPI (англ. Key Performance Indicators) — ключевые показатели эффективности. Это цифры, которые показывают, насколько сотрудник, отдел или вся организация приблизились к своей цели.

Например, для менеджера по продажам KPI может быть объём продаж за месяц, для бухгалтера — сдача отчётов в срок, а для сотрудника канцелярии — своевременное исполнение документов.

Главная польза KPI: оценка опирается не на личное впечатление, а на заранее согласованный результат. Сотрудник знает, к чему стремиться, а руководитель видит, кто как работает, без догадок.

Обычно показатели делят на четыре группы:

• Количество — сколько работы сделано: продажи, рассмотренные обращения, подготовленные документы.
• Качество — насколько хорошо сделана работа: ошибки, возвращённые документы, жалобы клиентов.
• Сроки — сделана ли работа вовремя: доля задач, закрытых в срок.
• Дисциплина — соблюдение распорядка: опоздания, прогулы.

Измерять только количество опасно: сотрудник начинает работать быстро, но некачественно. Поэтому рядом с количественным показателем ставят хотя бы один показатель качества или сроков.

Выполнение показателя

Самая распространённая формула показывает, на сколько процентов выполнен план:

Выполнение = факт ÷ план × 100%

Например, план — 20 договоров, сотрудник заключил 18: 18 ÷ 20 × 100% = 90%.

Обратные показатели

У некоторых показателей лучше, когда меньше: ошибки, жалобы, опоздания. Для них формула обратная:

Выполнение = план ÷ факт × 100%

Например, допускается не больше 4 ошибок в месяц, у сотрудника 5: 4 ÷ 5 × 100% = 80%. При нулевом факте формула не работает, поэтому результат для такого случая согласуют заранее, например 120%.

Общий (взвешенный) KPI

У сотрудника обычно несколько показателей, и они неравнозначны. Каждому дают вес, сумма весов — 100%:

Общий KPI = выполнение₁ × вес₁ + выполнение₂ × вес₂ + …

Итог 102%: сотрудник немного перевыполнил план. Часто к этому результату привязывают премию: например, при 100% и выше — полностью, при 80–100% — частично, ниже 80% — без премии.

Чтобы один показатель не «вытягивал» весь результат, выполнение ограничивают сверху, например 120%.

Там, где видов работ много и план заранее назвать трудно, например в отделах, работающих с документами, процентный KPI неудобен. Тогда каждому виду работ назначают баллы: простой документ стоит меньше, сложный отчёт — больше.

Месячный результат сотрудника — сумма набранных баллов. Так проще сравнивать сотрудников одной должности и строить рейтинг. Именно так работает Azul KPI: баллы начисляются автоматически по правилу, как только документ внесён.

Как работает система Azul KPI

• Понятным: все одинаково понимают, что означает показатель.
• Измеримым: результат выражен в цифрах и считается без догадок.
• Зависящим от сотрудника: сотрудник может повлиять на результат своей работой.
• Достижимым: план опирается на реальные результаты прошлых периодов, а не на мечты.
• Ограниченным по времени: период — месяц, квартал или год — задан заранее.

Для одной должности достаточно 3–5 показателей. Если их больше, сотрудник теряет из виду главное.

• Слишком много показателей: при 10–15 показателях вес каждого так мал, что ни один заметно не влияет на итог.
• Показатель, на который сотрудник не влияет: например, прибыль всей компании в KPI рядового сотрудника не мотивирует.
• Только количество: если не измерять качество, объём растёт, а качество падает.
• Результат не виден: если сотрудник узнаёт свой KPI только в конце месяца, исправить что-то уже поздно.
• Ручной расчёт: сбор и проверка таблиц Excel отнимает много времени и ведёт к ошибкам.
• Правила меняются посреди периода: показатели и веса согласуют в начале периода и не меняют до его конца.

Примеры KPI по должностям